06. Bedrijfsvoering
Intro
Programmasamenvatting
De maatschappelijke opgave realiseren we bij voorkeur samen met inwoners, ondernemers en organisaties, waarbij we als gemeente vaak niet meer de trekker zijn, maar faciliteren en adviseren.
Voor onze medewerkers betekent dit een verdere doorontwikkeling in houding en gedrag, om goed mee te kunnen bewegen met de veranderende omgeving en opgaven.
Hierbij faciliteren we onze medewerkers door middel van opleidingen, trainingen, et cetera.
Daarnaast pakken we in 2018 ook de werkomgeving aan.
Informatieveiligheid, integriteit en privacy blijven hoog op de agenda staan, evenals ons financieel verbeterplan.
Highlights
- Flexibel meebewegen als ambtelijke organisatie, onder andere als gevolg van overheidsparticipatie.
- Uitvoering geven aan maatregelen in het kader van het werkdrukonderzoek.
- Informatiebeveiliging, privacy en integriteit blijvend onder de aandacht.
- Implementatiefase Financieel verbeterplan.
- Focus, Samen en Continu verbeteren!
- Investeren in de organisatie.
Wat willen we bereiken
1) Bedrijfsvoering
Samenwerking
Niet 'zorgen voor' maar 'zorgen dat'. Dat is wat ons betreft de nieuwe rol van de gemeente. Het gaat om ruimte geven, meedoen en waar nodig ondersteunen. Deze collegeperiode gaan we vormgeven aan dit nieuwe samenspel tussen gemeente en Asser samenleving.
Dit vraagt om een andere houding van inwoners en het lokale bestuur. Er is ruimte om te experimenteren en te leren. We gaan op zoek naar nieuwe financiële arrangementen met publiek en privaat geld. We geven ruimte aan de dynamiek van de Asser samenleving en sluiten hierop aan door heldere kaders te stellen en waar nodig knopen door te hakken. We zetten in op de maatschappelijke opgaven die kunnen rekenen op een stevig draagvlak in de Asser samenleving.
We werken op meerdere gebieden samen met onze buurgemeenten om kennis te delen, kwetsbaarheid te verminderen, kosten te besparen en/of de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.
Ambtelijke organisatie
De ambtelijke organisatie bestaat uit professionals die met veel inzet en loyaliteit uitvoering geven aan onze beleidsvoornemens. Wij hebben er dan ook vertrouwen in, dat zij in staat zijn onze stijl van besturen te faciliteren en te ondersteunen. Dit vraagt om het anders organiseren van het ambtelijke werk en een andere opstelling van de ambtelijke organisatie ten opzichte van de buitenwereld. De organisatie zal steeds meer onderdeel worden van een netwerk of keten van partners om de gemeentelijke taken uit te kunnen voeren. Hierbij staan de klant, de klantvraag en het toevoegen van waarde voor de klant centraal.
De toenemende digitalisering, de extra gemeentelijke taken (decentralisaties), de strakker wordende wet- en regelgeving met bijpassend sanctiebeleid maken het noodzakelijk om de informatieveiligheid verder te verbeteren en te borgen (zie ook RKC-rapport informatiebeveiliging). Informatiebeveiliging is een kwestie van balans blijven zoeken, telkens risico’s afwegen en daarbij bewust keuzes maken. Wetende dat 100% veiligheid niet haalbaar is.
We willen ervoor zorgen dat onze ‘boekhouding’ zo ingericht wordt dat deze goed aansluit op de wettelijke richtlijnen van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten). We willen hiermee tevens de sturing verbeteren.
We gaan zaakgericht werken in 2017 breed implementeren. Dit zorgt voor een transparante werkwijze waar zowel de organisatie in brede zin van profiteert als de klant voordeel uit kan halen.
Bezuinigingen
Voor de bedrijfsvoering gold een bezuiniging die oploopt tot € 2,6 miljoen in 2018. Deze bezuiniging is niet haalbaar zonder keuzes te maken in de uitvoering van taken of de verhoging van belastingen.
Wat doen we daarvoor
1) Bedrijfsvoering
Samenwerking
Om niet ‘te zorgen voor’, maar ‘te zorgen dat’ gaat het (interne) ontwikkelteam overheidsparticipatie deze werk- en denkwijze intern stimuleren en (door)ontwikkelen. In 2018 doen we daarvoor het volgende:
- Er worden trainingen en opleidingen georganiseerd.
- We maken een plan van een aanpak voor (inter)actieve communicatie en implementeren deze werkwijze.
- Er wordt een aanpak opgesteld voor het wegnemen van belemmerende regels.
- Overheidsparticipatie wordt in het personeelsbeleid geïntegreerd.
Ambtelijke organisatie
De ambtelijke organisatie wordt, mede gezien bovengenoemde ontwikkeling, flexibeler en slagvaardiger. Onze medewerkers slagen er steeds beter in om mee te gaan in de veranderende omgeving en opgaven. Dit vergt aanvullend een doorontwikkeling in houding en gedrag. Als werkgever faciliteren wij onze medewerkers door middel van opleidingen en trainingen. Zo laten wij het opleidingsbeleid aansluiten bij de visie van de organisatie.
We werken aan de hand van drie leidende principes: focus, samen en continu verbeteren. Deze leidende principes gelden voor hoe we willen werken én voor hoe we de organisatie willen ontwikkelen. Waar nodig worden keuzes voorgelegd of extra aandacht gegeven aan opgaves (focus) en gaan we de samenwerking intern en extern verder verbeteren.
Het doorontwikkelen van concernsturing, via de lijnen van de programma’s en de opgaven, helpt ons hierbij.
In 2016 is een onderzoek uitgevoerd naar psychosociale arbeidsbelasting (PSA) van alle medewerkers. In 2017 en ook in 2018 wordt gewerkt aan het verbeteren van de geconstateerde werkdruk. Zo is in 2018 werkdrukbeleving een standaard gespreksonderwerp in de gesprekcyclus met onze medewerkers. Daarnaast worden diverse activiteiten ter verbetering van de samenwerking in gang gezet. Ook blijven we onze medewerkers trainen op het gebied van omgaan met agressie en weerbaarheid.
Uit het PSA-onderzoek is tevens gebleken dat een deel van de medewerkers ontevreden is over de werkomgeving (geluidsoverlast, klimaatproblemen, ict, tekort aan werkplekken). Dit wordt deels ook weer veroorzaakt doordat er, in verband met de inhuizing van zowel Werkplein Drentsche Aa als Catawiki, krapte is ontstaan in het stadhuis. Het vertrek van Catawiki zorgt in 2018 voor ruimte in het stadhuis.
We gaan in 2018 de werkomgeving, zowel de huisvesting als de ict, aanpassen om het werk van alle medewerkers zo goed mogelijk te faciliteren. Hierbij maken we gebruik van nieuwe inzichten op het gebied van ‘het nieuwe werken’.
Vanwege de drie decentralisaties, het werken met nieuwe soorten gegevens in de digitale ketens en toenemende cybercriminaliteit hechten wij groot belang aan informatieveiligheid. Daarom voeren wij de Baseline informatiebeveiliging Nederlandse gemeenten (BIG) in. En zetten we continu acties in gericht op de mens, organisatie en techniek om de informatieveiligheid te behouden en waar noodzakelijk te verbeteren. Bewustwording is daarbij essentieel. Integraal verantwoording afleggen geschiedt door ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). ENSIA integreert de horizontale en verticale verantwoording van diverse basisregistraties.
De Europese wetgeving, de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), privacy, is in 2018 in werking. Om hier aan te voldoen, worden er beleid, privacy impact analyses en diverse aanvullende maatregelen uitgevoerd.
Ook in het jaar 2018 blijft integriteit volop actueel. Er worden masterclasses integriteit georganiseerd voor alle medewerkers, managers, het college, de griffie en de raad. Tijdens deze masterclass komt aan de orde hoe de formele gemeentelijke kaders eruit zien en waar de grens ligt tussen integer handelen en niet-integer handelen. En hoe gemakkelijk een eenvoudige vraag van een burger kan leiden tot een potentieel integriteitsvraagstuk. Daarnaast zullen onderwerpen gerelateerd aan integriteit regelmatig aan bod komen op intranet.
2018 is het afrondende jaar voor het financieel verbeterplan. De geselecteerde informatiesystemen op de gebieden planning- en controlcyclus, (waaronder de programmabegroting), stuurinformatie en procesbeheersing worden geïmplementeerd. Daarnaast wordt de beheer- en de control-organisatie heringericht.
Bezuinigingen
Bij de voorjaarsnota 2017 is ervoor gekozen om de bezuinigingen te herijken. Dit betekent dat een deel van de resterende taakstelling is afgevoerd. Het overblijvende deel is verwerkt in de begroting 2018 en het meerjarenperspectief.
Indicatoren
Voor een toelichting op de ontwikkeling van de indicatoren, en de kosten van de bedrijfsvoering wordt verwezen naar de verderop in deze begroting opgenomen paragraaf Bedrijfsvoering.