05. Bedrijfsvoering

Algemeen

De paragraaf Bedrijfsvoering geeft aanvullende informatie op het programma Bedrijfsvoering.

 

Uitgangspunten

De loonsomraming voor 2018 is gebaseerd op de formatie die de directie voor het jaar 2017 heeft vastgesteld. Vertrekpunt voor de loonsom is het salarispeil eind 2017. Hierbij is rekening gehouden met een stijging van 4%. Deze stijging is bedoeld om de effecten van de nieuwe Cao Gemeenten en de aanpassing van de ABP-premies per 1 januari 2018 op te kunnen vangen. Begin juli 2017 is een principeakkoord gesloten over de nieuwe Cao Gemeenten met een looptijd van 1 mei 2017 tot 1 januari 2019. Hierin is een loonsverhoging opgenomen van totaal 3,25%. De aanpassing van de ABP-premies is nog niet bekend.

Verder is rekening gehouden met de gevolgen van jaarlijkse periodieke verhogingen.

Naast de loonsom is voor beheerskosten binnen de bedrijfsvoering een aantal normbedragen van toepassing. Zo bedraagt het budget voor vorming en opleiding 1,38% van de loonsom. Voor vergoedingen aan het personeel is een (gemiddeld) bedrag van € 115 per fte beschikbaar. Voor de overige personeelskosten is gerekend met een bedrag van € 242 per fte. De toegepaste prijsindex op de prijsgevoelige bedrijfsvoeringsbudgetten bedraagt 1,2%.

Met ingang van de begroting 2018 is de formatie in het kader van de transities Sociaal Domein integraal binnen de teams opgenomen. Daarnaast zijn extra middelen opgenomen om de knelpunten in de uitvoering van de taken in het sociaal domein op te lossen.

Voor het oplossen van personele knelpunten in de beleidsvoorbereiding en -uitvoering en in de overige onderdelen van de gemeentelijke bedrijfsvoering zijn extra middelen opgenomen. Deze middelen zijn onder andere bestemd voor het intensiveren van het veiligheidsbeleid, het verlenen van ondersteuning bij de uitvoering van de taken op het terrein van de regionale uitvoeringsdienst, het verbeteren van de kwaliteit van de informatiebeveiliging, het intensiveren van het gebruik van sociale media, beleidscapaciteit ten behoeve van het groenbeheer en voor de uitvoering van privaat juridische werkzaamheden.

Het nog in te vullen resterende deel van de bedrijfsvoeringsbezuinigingen voor het jaar 2018 maakt integraal onderdeel uit van de ramingen.

 

Middeleninzet bedrijfsvoering

begroting kosten bedrijfsvoering

Personeelskosten

Bij de bepaling van de loonsom is rekening gehouden met salaris, autonome en formatieve ontwikkelingen en de invulling van de bezuinigingen.

De belangrijkste ontwikkeling is de structurele en incidentele opname van de formatie in het kader van het sociaal domein van totaal ruim € 3,0 miljoen. Dit betreft deels een verschuiving van beheerskosten naar personeelskosten (€ 2,0 miljoen). De extra benodigde structurele middelen ten behoeve van het sociaal domein worden gedekt binnen het totaal van de rijksmiddelen. De voor dit doel gehanteerde norm dient daarvoor opgetrokken te worden naar 5% van de jaarlijks voor de uitvoering van deze taken overkomende rijksmiddelen. Verder zijn de personeelskosten gestegen om, zoals hiervoor reeds aangegeven, personele knelpunten op te lossen.

 

Beheerskosten

De daling van het budget voor beheerskosten wordt grotendeels veroorzaakt door het verschuiven van het bedrijfsvoeringsbudget Sociaal Domein (€ 2,0 miljoen) naar de personeelskosten.

 

Kapitaallasten

De kapitaallasten nemen af met 0,1 miljoen, als gevolg van de herijking van de gemeentelijke investeringen voor de bedrijfsvoering. Deze herijking maakt voor een deel onderdeel uit van de invulling van de gemeentelijke bezuinigingsopgave voor de bedrijfsvoering.

 

Inkomsten

De mutatie op de inkomsten is het gevolg van een budgettair neutrale verschuiving tussen de personeelskosten en de inkomsten in de bedrijfsvoering.

Kosten directe bedrijfsvoering en kosten ondersteuning (overhead)

Onderstaande tabellen geven inzicht in de omvang van de bedrijfsvoeringskosten van het primair proces en de kosten van overhead. Personeelskosten van medewerkers en overige kosten die direct verband houden met de uitvoering van het beleid worden gerekend tot de directe kosten. Alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces worden gerekend tot de overhead. Deze kosten bestaan uit alle loonkosten van de zogenaamde PIOFACH-functies (Personeelszaken, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Automatisering Communicatie en Huisvesting), ict-kosten, huisvestingskosten, uitbestedingskosten bedrijfsvoering en rentekosten die niet zijn toe te rekenen aan het primaire proces.

Begroting kosten directe bedrijfsvoering  (bedragen * € 1.000, laatste kolom in %)  en Begroting kosten ondersteuning (overhead) (bedragen * € 1.000, laatste kolom in %)

In de tabel overheadkosten zijn geen huisvestingskosten opgenomen. Huisvesting die wordt gerekend tot de overhead heeft betrekking op kantoorruimten. Dit zijn ruimten voor de uitvoering van de algemene taken van de gemeentelijke organisatie. 

Deze kosten vallen onder het programma Vastgoed. Dit betreft een totaalbedrag van € 2.152.000.

De totale lasten van de ondersteuning (overhead) ten behoeve van het primaire proces bedragen daarmee € 20,6 miljoen. 

Begroting toerekening kosten bedrijfsvoering (bedragen * € 1.000, laatste kolom in %)

Projectmatige dekking

In de personeelskosten is rekening gehouden met de voorziene projectenportefeuille voor 2018. Dit vertaalt zich in een bijgestelde toerekening van bedrijfsvoeringskosten aan projecten, investeringen en grondexploitaties.

Effect op programma Bedrijfsvoering

Alle hiervoor genoemde ontwikkelingen leiden per saldo tot een uitzetting op het programma Bedrijfsvoering van € 1.467.000 (+ 3,3%). Hier staat binnen de begroting een gedeeltelijke dekking tegenover vanuit de beschikbare rijksmiddelen sociaal domein. 

 

Personeelsformatie

Beloop personeelsformatie 2016 – 2018  (in fte’s laatste kolom in %)

Ontwikkeling personeelsformatie

Ten opzichte van 2017 neemt de totale personeelsformatie toe met 52 fte. De formatie is met 42 fte toegenomen als gevolg van de (extra) opname van de formatie in het kader van het Sociaal Domein.

De hiervoor beschikbare middelen zijn met ingang van 2018 formatief omgezet. Ten behoeve van het oplossen van personele knelpunten is de formatie toegenomen met 8 fte. Verder is nog sprake van diverse kleine mutaties onder meer als gevolg van de invulling van de bezuinigingsopgave.

 

Toerekening van de formatie

In onderstaand overzicht staat de verdeling van de formatie in fte naar programma’s, projecten en grondbedrijf.

personele inzet 

Investeringen

Investeringen in bedrijfsmiddelen  (bedragen * € 1.000)

Bezuinigingen

Relatie programma’s en bedrijfsvoering

De bezuinigingen op de programma’s hebben ook een relatie met de bedrijfsvoering en de wijze van uitvoering van het takenpakket van de gemeente. In die zin zijn bezuinigingen op de programma’s en de bedrijfsvoering onlosmakelijk met elkaar verbonden.

 

Realisatie bezuinigingen bedrijfsvoering

De sinds 2011 tot en met 2017 vastgestelde bedrijfsvoeringsbezuinigingen zijn in de afgelopen jaren volledig structureel ingevuld. Totaal is een bedrag van € 11,4 miljoen aan bezuinigingen gerealiseerd in de bedrijfsvoering. Bij de voorjaarsnota 2017 is ervoor gekozen om de bezuinigingen te herijken. Binnen de bedrijfsvoering zijn geen reële mogelijkheden meer beschikbaar om de resterende opgave volledig in te vullen, zonder dat de kwaliteit van de dienstverlening en de beleidsvoorbereiding en -uitvoering daar schade van ondervinden. Een deel van de resterende taakstelling is om deze reden afgevoerd. Het overblijvende deel is verwerkt in de begroting 2018 en het meerjarenperspectief.

Bezuinigingen bedrijfsvoering (bedragen * € 1.000)

Bezuiniging gemeentelijke huisvesting

Onderdeel van de bezuiniging op de gemeentelijke huisvesting betrof extra baten als gevolg van inhuizing van het Werkplein Drentsche Aa en verhuur van werkplekken aan derden. Zoals bekend zal Catawiki begin 2018 vertrekken uit het stadhuis. De ruimte die daarmee vrijkomt, willen we weer gaan inzetten voor eigen medewerkers en ook om onze nieuwe manier van werken (andere rol overheid, werken in netwerken) te ondersteunen. Uiteraard heeft dit als consequentie dat de huuropbrengsten zullen dalen. Hiermee is rekening gehouden in de begroting.

Frictievoorziening

De frictievoorziening is toereikend om de financiële consequenties van medewerkers die eind 2016 boventallig waren op te kunnen vangen. Indien medewerkers boventallig worden als gevolg van nieuwe bezuinigingen kan een aanvulling op de huidige frictievoorziening noodzakelijk worden. Bij het opmaken van de jaarrekening wordt de benodigde voorziening voor het boventallige personeel beoordeeld.

 

Meerjarenprognose

Meerjarenprognose Bedrijfsvoering (bedragen * € 1.000)